La ciencia detrás de la elección de su oficina

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La ciencia puede explicar su relación de amor y odio con la oficina

Desde la temperatura de su cubículo hasta las obras de arte en las paredes, usted puede llegar a pensar que su gusto con respecto al diseño de su oficina es tan único como usted. Sin embargo, hay ciertos factores que ejercen influencia sobre usted más de lo que se imagina. Etan Smallman analiza cómo nuestra generación, género y cultura juegan cierto papel

 

Cuando se trata de un espacio de oficina, el paraíso para un empleado puede ser el purgatorio de otro miembro del personal. Un plan abierto y minimalista se puede probar tan fácilmente como algo frío y sin alma. Lo que a usted le puede parecer íntimo y acogedor, para el colega del escritorio de al lado puede parecer desordenado y molesto.

El desafío es que muy pocas veces podemos satisfacer a todos. Nuestras preferencias de oficina (desde la iluminación y los asientos hasta la distribución de los escritorios y la proximidad a las ventanas) pueden ser influenciadas por todo tipo de aspectos, desde nuestra edad y género hasta nuestro origen cultural, tipo de personalidad y estilo de trabajo.

No importa si su prioridad comercial es estimular la creatividad o maximizar la productividad, la optimización del ambiente puede ser fundamental. Después de todo, esto se trata de mucho más que solo la estética. Numerosos estudios han establecido una relación entre oficinas bien diseñadas y la interacción, el rendimiento y la innovación de los empleados(1). Por ejemplo, las empresas pioneras tienen cinco veces más probabilidades de crear lugares de trabajo que den prioridad tanto a los espacios de trabajo individuales y como a los grupales(2).

Regus Sarona en Tel Aviv ofrece un espacio de coworking adecuado para trabajar de manera individual

 

La discrepancia de género

El género es un factor que influye en la preferencia del diseño de las oficinas. Empieza desde algo pequeño, como la temperatura. Un estudio en 2015 del periódico Nature(3) descubrió que las mujeres se adaptan a una temperatura de oficina media, de unos 3 °C más cálida que los hombres.

Esto se debe a que las mujeres tienen un índice metabólico significativamente más bajo que el de los hombres. Los hombres tienden a sentirse más cómodos con una temperatura cercana a los 22°C, mientras que las mujeres normalmente esa temperatura les parece un poco fría. El problema es, según explica The Guardian(4), que el control del clima en los edificios de oficinas se basa en un estándar de comodidad establecido por primera vez en la década de 1960, que a su vez se basaba en el índice metabólico de un hombre de 40 años de 70 kg.

Cuando se trata de otras preferencias determinadas por el género, la investigación también sugiere que las mujeres se sienten más cómodas en espacios de oficina divididos en secciones y cerrados en lugar de planos abiertos. De acuerdo con un estudio publicado en el periódico Gender, Work and Organization, las oficinistas estaban más consientes de su visibilidad, por lo que este tipo de lugares normalmente les parecían desconcertantes en lugar de liberadores.

El autor principal Dr. Alison Hirst, de la Universidad Anglia Ruskin en Reino Unido afirma que “A las mujeres en particular les genera ansias el hecho de ser constantemente observadas, y creen que tienen que vestirse de cierta manera”.(5)

En términos más generales, un estudio realizado en Estados Unidos(6) muestra que los “indicadores de identidad ambiental” pueden tener un impacto en la participación de género dentro del lugar de trabajo.

“Caminar hacia una escuela adornada con un simbolismo cristiano puede hacer a un estudiante que no es religioso pensar dos veces antes de inscribirse”, explica una de las autoras del estudio, Sapna Cheryan. “Conducir por una ciudad con tiendas de bicicletas y portaesquís adornando cualquier coche puede hacer que esa ciudad sea poco atractiva para aquellos que no se consideran entusiastas de las actividades al aire libre. Entrar a una tienda con música para bailar a un volumen alto puede hacer sentir a los compradores de edad más avanzada fuera de lugar allí”.

Sapna Cheryan agrega: “Tenga en cuenta que estos entornos físicos, aunque a veces excluyentes para algunos, pueden ser acogedores para otros, es decir, aquellos para quienes los indicadores de identidad ambiental expresan inclusión. Este tipo de entornos incluyen a aquellos que son incompatibles con alguna de las identidades sociales más destacadas, por ejemplo, el género o la raza”.

En un ambiente de oficina, es probable que encuentre varias señales de identidad ambiental; por ejemplo, ¿todas las salas de conferencias tienen nombres de hombres destacados? ¿El arte en sus paredes es una zona libre de mujeres?(7)

Regus Gati en Jerusalén

Regus Gati en Jerusalén mantiene su decoración neutral en cuanto al género

 

La brecha generacional

¿Qué pasa con su edad? ¿Tiene alguna relación con la preferencia sobre el diseño de su oficina? Existe evidencia de una división generacional, ya que algunas encuestas muestran que los trabajadores más jóvenes son más sensibles a los malos diseños de oficina o quizás simplemente menos dispuestos a tolerarlos.

De acuerdo con un estudio realizado el año pasado por Ipsos, el 76 por ciento de los trabajadores entre 18 y 34 afirmaron que el diseño de la oficina tenía cierta influencia en la forma en que se sentían con respecto a la empresa, en comparación con el 39 por ciento de aquellos con una edad mayor a 55(8). Asimismo, más de una quinta parte de las personas entre 18 y 24 años han dejado un trabajo debido al deficiente diseño en la oficina, según una encuesta(9).

Los trabajadores con más edad también tienen preferencias que no deberían ignorarse. Se estima que los Baby boomers (aquellos que nacieron entre principios de la década de 1940 y mediados de 1960) todavía conforman una cuarta parte de la fuerza laboral y se quedan en el trabajo por periodos de tiempo más largos que antes, lo que indica una brecha de edad cada vez mayor en nuestras oficinas.

Si bien los colegas más jóvenes indicaron que “la calidad de las salas de juntas” era el factor menos importante de una excelente oficina, los boomers tienen un punto de vista casi opuesto(10). Un estudio realizado por Davenport(11) muestra una preferencia entre los boomers por las oficinas cerradas, en particular cuando se trata de trabajos aislados que implican tareas de concentración, mientras que la investigación hecha por el pronosticador de tendencias Springwise(12) muestra que aprovechan alternativas de trabajo basadas en la pantalla para crear, procesar y almacenar información.

De acuerdo con un informe de los diseñadores industriales de Knoll, “Estas prioridades cambiantes impulsarán un cambio fundamental en el diseño de la oficina, más allá de limitarse a apoyar la función y el proceso del trabajo. Los espacios de trabajo del futuro deberán brindar una ‘experiencia’ de trabajo consistente e interactiva que tenga una amplia variedad de estilos de trabajo y flujos de trabajo continuos, sin importar la ubicación”.

La brecha cultural

Las actitudes con respecto a la distribución y densidad del lugar de trabajo también varían mucho de un país a otro. Por ejemplo, los empleados en las ciudades de China están acostumbrados a trabajar en aproximadamente un tercio del espacio que utilizan sus contrapartes europeos y estadounidenses(13).

Además, según Harvard Business Review(14), “en China las personas no piensan en la privacidad individual de la misma forma en que lo hacen los occidentales. Los trabajadores chinos están más preocupados por el control de información: mantener la privacidad de los datos personales y buscar refugio de la sensación de ser observados. Las oficinas que les permiten a los trabajadores estar de espaldas a la pared se consideran bienes raíces de primera”.

Además, la necesidad de diferentes tipos de espacios de oficina varía entre las culturas. Por ejemplo, en Francia, a diferencia de América, se dedica más tiempo a asistir a las juntas. “[He notado que] las juntas en Francia tienden a ser mucho más largas, con un debate mucho más conceptual” afirma la francesa Emma Seppälä, quién da clases en las universidades de Yale y Stanford. Al hablar con Business Insider(15), dice: “en las juntas en América siempre comentan: ‘Usted va a hacer esto y usted hará esto otro…’" En contraste, notó que, "Existe un enfoque bastante fuerte en la mente de los franceses en el que, antes de llegar a una conclusión, tiene que hablar sobre toda esta teoría, todos estos conceptos y toda esta filosofía”. Por lo tanto, una oficina sin un espacio para juntas adecuado, no será adecuada.

Regus Torre Aragonia en Zaragoza, España

Regus Torre Aragonia en Zaragoza, España, tiene espacios semiprivados para trabajar en grupo y realizar juntas

 

Soluciones amortiguadoras

Es sencillo atorarse al momento de analizar subsecciones individuales de su fuerza laboral, pero Neil Usher, autor de The Elemental Workplace, aconseja: "Un excelente diseño del lugar de trabajo tiene que ver con el equilibrio, rara vez se puede aplicar una solución desigual", comenta. “Diseñar para un tipo de demografía o personal es inherentemente restrictivo. Nuestros lugares de trabajo necesitan reflejar la diversidad y la inclusión, y para lograrlo deben incorporar la elección y el permiso necesario para ejercerla. Un consejo bastante importante es el siguiente: evite hacer mitos felices que encontrará en Internet y adopte una mentalidad mucho más crítica.

“Es posible, en cualquier parte del mundo, en cualquier sector y con cualquier presupuesto. Las empresas que no lo hagan se verán afectadas en términos de la capacidad individual y colectiva para trabajar de manera eficaz y si el personal decide quedarse o no”.

Joanna Yarker, profesora asociada en psicología laboral y empresarial en Kingston University, Londres, afirma que si bien muchas empresas están cambiando a los escritorios compartidos, la mayoría de los trabajadores valoran la “personalización”, sin importar la demografía a la que pertenezcan o su personalidad.

“Lo que hemos descubierto es que a las personas les gusta personalizar su espacio, y eso puede ser un amortiguador para algo del estrés que experimentan en el lugar de trabajo”, dice. “Si no puede tener cosas en su escritorio, entonces es probable que ponga diferentes protectores de pantalla personales en su computadora. Esto le permite tener cierta conexión con las cosas que valora”.

Diferencias reconciliadoras

A menudo, lo que realmente se necesita es pensar más. “Por ejemplo, si le pide a alguien con el síndrome de Asperger que trabaje en un entorno concurrido, esto podría ser bastante desafiante”, comenta Yarker. “Así que tener un espacio de trabajo tranquilo es realmente importante. Si usted tiene el síndrome del intestino irritable, entonces es muy importante pensar en dónde estará ubicado su escritorio en relación con los servicios”.

La respuesta a las múltiples demandas, explica, no necesariamente implica más espacio, sino más bien hacer que el espacio sea más flexible. “Los gerentes son un modelo a seguir, se mueven y usan diferentes espacios en lugar de estar atrapados en su escritorio de 8 a. m. a 7 p. m., lo que ayuda a animar a los empleados a usar el espacio de la manera que ellos también quieran hacerlo”, agrega.

La interacción del personal también es importante, explica Sir Cary Cooper, profesor de psicología organizacional y salud en Manchester Business School. “Déjelos que se apropien de ella en vez de imponerla”, dice. “Si hace lo segundo, no va a funcionar. Probablemente se les ocurran ideas que jamás se hubiera imaginado. Siempre y cuando recopile los datos, podrá conciliar las diferencias con respecto a lo que la gente desea y podrá hacer diseños para diferentes grupos de personas en diferentes partes de la empresa”.

 


Etan Smallman es un periodista que vive en el Reino Unido

Fuentes:

(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e

(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016

(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741

(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning

(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html

(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf

(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/

(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html

(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html

(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf

(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre

(12) https://www.regus.co.uk/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/

(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier

(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude

(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T